fecher Verbandsmanager

Ob Berufsverband, Sportbund oder Forschungsgemeinschaft - jeder der gut 10.000 Verbände in Deutschland hat seine ganz spezifischen Aufgaben zu erfüllen. Klar, dass eine einfache Adressverwaltung, ein gewöhnliches CRM oder eine starre Standardsoftware den damit verbundenen Herausforderungen nur unzureichend gewachsen sind. So müssen die Mitarbeiter von Verbänden tagtäglich tausende von Excel-Dateien aktualisieren, Daten händisch von einer Insellösung in die andere übertragen und ihre Arbeitsabläufe mühsam an die gekaufte Software anpassen statt umgekehrt.

Abhilfe schafft der fecher Verbandsmanager: Als Business Solution auf Basis von Microsoft Dynamics CRM bringt er alle notwendigen Standards bereits fertig mit und passt sich dem jeweiligen Verbandsgeschehen individuell an. Möglich wird dies durch die von fecher entwickelten buildingBLOCKS auf Basis der innovativen xRM-Technologie, die für jeden Verband flexibel neu zusammengestellt und eingeführt werden. Auch das Datenmodell wird jedesmal neu abgestimmt, um spezielle Strukturen wie Landesverbände oder Entscheidungshierarchien perfekt abzubilden. So entsteht eine ebenso individuelle wie zukunftssichere und von jedem Microsoft Dynamics CRM-Partner wartbare Lösung, die ressourcenschonend im Browser abläuft. Die Software selbst kann wahlweise auf dem eigenen Server installiert, im lokalen Rechenzentrum gehostet oder kostengünstig aus der Cloud bezogen werden.

Der fecher Verbandsmanager ist aus der Praxiserfahrung der Mitarbeiter gewachsen und unterstützt heute alle wichtigen Abläufe aus einem zentralen System.“

Christoph Weyrather, Geschäftsführer, BDU

Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V.

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Komplexe Beziehungen, einfach gemanagt

Mitgliederverwaltung im fecher Verbandsmanager

Mitgliederverwaltung im fecher Verbandsmanager

Im Gegensatz zu einer einfachen Vereinsverwaltung sind in Verbänden komplexe Mitgliedsstrukturen abzubilden: Mitglieder sind in der Regel Unternehmen, oft mit mehreren Standorten, meist mit vielen Mitarbeitern, die teilweise unterschiedliche Mitgliedsrechte besitzen. Außerdem können Mitgliedsunternehmen Sponsoren sein, Mitglieder als Sprecher auf Veranstaltungen oder Vorsitzende von Arbeitskreisen auftreten und vieles andere mehr. Der fecher Verbandsmanager verfügt über alle notwendigen Felder und Entitäten, um diese Komplexitäten ohne Doppelerfassung von Daten bequem zu verwalten.

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Häufig betreiben mehrere Verbände eine gemeinsame Mitgliederverwaltung oder sind als mehrere juristische Personen organisiert, etwa als e.V. und zugehörige Service-GmbH. Dann ist es wichtig, dass der fecher Verbandsmanager mandantenfähig ist und jeder Kontakt einer bestimmten, mehreren oder allen Organisationen zugeordnet werden kann. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem regelt, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen und ggf. verändern darf.

Zentrale Schaltstelle des fecher Verbandsmanagers ist das Aktivitätsmanagement, das eine lückenlose Historie über die Mitgliederverwaltung ermöglicht und die Mitgliederakquise unterstützt. Hier werden Serien-E-Mails oder Briefe ebenso unterstützt wie ein Dokumentenmanagement mit direkter Anbindung an Word und Outlook. Die Outlook-Schnittstelle erlaubt es auch, alternativ zur Eingabe in Microsoft Dynamics CRM Daten direkt aus Outlook heraus zu erfassen.

Zahlreiche Standardfunktionen bis hin zur Erstellung von Spendenquittungen und Mitgliederausweisen runden das Bild ab. Formulare und Ausdrucke jeglicher Art können durch speziell angepasste Vorlagen mit der Microsoft Reporting Engine individuell gestaltet werden.

Mitglieder-SelfService, ein echter Win-Win

Mitglieder-SelfService im fecher Verbandsmanager

Mitglieder-SelfService beim BDU

Abends nach dem Termin noch schnell die neue Handynummer eintragen? In der Meetingpause ganz fix das aktualisierte Portfolio hochladen? Oder von unterwegs mal eben eine neue Dienstleistung im Angebotsprofil ergänzen?

Kein Problem dank Mitglieder-SelfService mit dem fecher Verbandsmanager. Mit diesem Angebot können eingetragene Nutzer ihre Mitgliedsdaten beim Verband über das Internet selbst verwalten – bequem, einfach und rund um die Uhr. So viel Service kommt gut an: Nutzer des Mitglieder-SelfService fühlen sich besser betreut und erfahren eine stärkere Bindung an ihren Verband. Und der Verband spart sich jede Menge Arbeit, Rückfragen und Ärger.

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Ein passwortgeschütztes Intranet macht es möglich: Hier haben nur Mitglieder und Mitarbeiter Zugriff, und die Berechtigungen lassen sich ganz detailliert vorgeben. So ist etwa sichergestellt, dass ein Mitglied nur Zugriff auf seine eigenen Daten hat, und nur die im Voraus berechtigten Mitglieder kostenpflichtige Dienste für ihr Mitgliedsunternehmen buchen können. Welche Änderungen direkt wirksam werden und welche erst einen verbandsinternen Freigabeworkflow durchlaufen müssen, lässt sich individuell vorgeben. So könnte die Änderung eines Angebotsprofils in der alleinigen Verantwortung des Mitglieds liegen, eine Korrektur des Unternehmenssitzes aber eine vorige Überprüfung durch den Verband erfordern.

Entscheidend dabei ist, dass alle Daten dynamisch aus der zentralen Datenbank des fecher Verbandsmanager kommen und auch direkt dort gepflegt werden. So hat ein neues Mitglied sofort Zugang zum SelfService. Jede von ihm eingepflegte Änderung wird auch verbandsintern sofort sichtbar und wirksam, so dass beispielsweise keine Rechnung mehr an eine veraltete Firmierung geht. Und wenn ein Nutzer bei einem Mitgliedsunternehmen ausscheidet, verliert er automatisch und ohne Verzögerung seine Zugangsberechtigung.

Veranstaltungsmanagement, ganz effektiv

Veranstaltungsmanagement im fecher Verbandsmanager

Veranstaltungsmanagement im fecher Verbandsmanager

Auch beim Management von Veranstaltungen geht es um Beziehungen: Veranstaltungsorte, technische Ausrüstung, Hotels und Sponsoren, aber natürlich auch Sprecher, Sessions und Teilnehmer wollen verwaltet sein, damit am Veranstaltungstag alles rund läuft. Und auch die Tagesordnung, Workshop-Beschreibung oder das Sitzungsprotokoll müssen erstellt, verteilt und abgelegt werden.

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Um all diese Aufgaben kümmert sich souverän das Veranstaltungsmodul im fecher Verbandsmanager. Ob Seminar, Kongress, Arbeitskreissitzung oder online-Event: Ist die Veranstaltung erfasst, können sich Teilnehmer dazu online anmelden, werden Teilnehmerlisten und Namensschilder automatisch gedruckt und hinterher die korrekten Rechnungen gestellt.

Veranstaltungsorganisation ist Teamwork. Deshalb ist es gut zu wissen, dass mit dem fecher Verbandsmanager jeder einzelne Schritt nachvollziehbar dokumentiert wird. So hat jeder Mitarbeiter den vollen Überblick über das gesamte Projekt - in der hektischen Vorbereitungszeit ebenso wie in einem Jahr, wenn der erfolgreiche Kongress wiederholt werden soll und man das Rad nicht wieder neu erfinden möchte.

Web-Anbindung, am liebsten automatisch

Web-Anbindung im fecher Verbandsmanager

Web-Anbindung im fecher Verbandsmanager

Nahezu alles, was an Informationen anfällt, soll heutzutage auch ins Web gestellt werden. Alle, die ihre Mitgliederlisten, Veranstaltungsausschreibungen oder Sitzungsprotokolle dafür nicht noch einmal extra abtippen wollen, sind mit dem fecher Verbandsmanager bestens bedient. Dieser ermöglicht es nämlich, alle einmal erfassten Informationen wahlweise im öffentlichen Web oder einem zugangsgeschützen Intranet für Mitglieder und Mitarbeiter zu veröffentlichen.

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So kann etwa die Mitgliederliste öffentlich im Internet verfügbar sein, die Einladung zur Fachgruppensitzung für alle Mitglieder im Internet veröffentlicht werden, aber das Sitzungsprotokoll nur den tatsächlichen Teilnehmern zugänglich sein. Und auf eine Experten-Datenbank kann nur derjenige zugreifen, der ein kostenpflichtige Abonnement abgeschlossen hat. 

Das Beste dabei: alle Informationen kommen jederzeit aktuell aus der zentralen Datenbank des fecher Verbandsmanagers und können sogar per Intranet gepflegt werden. Ein Mitglied kann seine Adressänderung eintragen, ein Referent seine Vita überarbeiten und alles ist - ggf. nach Kontrolle und Freigabe durch die berechtigten Mitarbeiter - jederzeit in allen Medien aktuell.

Integrierte Fakturierung, damit die Kasse stimmt

Fakturierung im fecher Verbandsmanager

Fakturierung im fecher Verbandsmanager

Die Fakturierung im Verband ist nicht trivial: wie hoch ist der individuelle Mitgliedsbeitrag, soll die Rechnung an das Unternehmen oder den Mitarbeiter gehen, wird sie vom Verband oder der Service-Organisation ausgestellt, welche Mehrwertsteuer gilt? Diese und viele andere Fragen gilt es nicht nur zu beantworten, sondern vor allem die Abläufe so zu automatisieren, dass Fehlerquellen minimiert werden.

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Schon mit der Berechnung des Mitgliedsbeitrages ist Standard-Software häufig überfordert: Oft ist der Beitrag von Faktoren wie der Unternehmensgröße oder der Anzahl von Standorten abhängig. Hinzu kommen vielfach Zusatzoptionen wie kostenpflichtige Einträge in Verzeichnissen, die beispielsweise nach der Anzahl belegter Kategorien berechnet werden. Im fecher Verbandsmanager können solche Optionen von berechtigten Mitarbeitern des Mitglieds online gebucht und ausgefüllt werden und finden automatisch Eingang in eine korrekte und transparente Rechnungslegung.

Ob im internationalen Waren- und Dienstleistungsverkehr oder bei Zusatzprodukten wie Abonnements, Büchern oder Versicherungen: Der fecher Verbandsmanager sorgt für die Einhaltung aller gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften. Optionale Schnittstellen übertragen alle anfallenden Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung und die offenen Posten zurück in die zentrale Datenbank. So kann sich jeder berechtigte Nutzer informieren, ob ein Mitglied alle Rechnungen bezahlt hat oder beispielsweise ein Mahnbescheid beantragt wurde.

Microsoft Dynamics CRM, sichere Basis für den Erfolg

Sichere Basis: Microsoft Dynamics CRM 

Sichere Basis: Microsoft Dynamics CRM

fecher hat sich für Microsoft Dynamics CRM als sichere Basis für den fecher Verbandsmanager entschieden. Der wichtigste Vorteil: 80 Prozent der benötigten Lösung sind dort bereits vorhanden. Statt als das Rad wieder einmal neu zu erfinden, konnten die Anwendungsspezialisten von fecher sich voll und ganz darauf konzentrieren, die spezifischen Besonderheiten von Verbänden zu implementieren. Das Ergebnis sind entsprechende buildingBLOCKS for CRM, die je nach Kundensituation flexibel zum Einsatz kommen.

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Der Kunde erwirbt also keine starre Standardsoftware, sondern erhält eine von fecher an seine speziellen Bedürfnisse angepasste Microsoft Dynamics CRM-Installation. Bezahlt wird nur der Aufwand für die gewünschten individuellen Anpassungen, die dank vorgefertigter buildingBLOCKS schnell erledigt sind. Das als Grundlage benötigte Microsoft CRM kann zur Installation auf einem eigenen Server oder gehostet im Rechenzentrum, aber auch als günstiges Abonnement aus der Cloud bezogen werden. Bei der Cloud-Lösung belaufen sich die Kosten auf rund 50 Euro pro Monat und Benutzer, gemeinnützige Organisationen erhalten von Microsoft erhebliche Rabatte. Der große Vorteil dabei: Es muss kein eigener Server angeschafft, betrieben und administriert werden

Unter dem Strich erhalten Sie so zum günstigen Preis einer Standardsoftware eine flexible Lösung vom Marktführer Microsoft, von fecher ergänzt um die Leistungsfähigkeit einer echten Individualsoftware.

Enterprise Social Media

Wenn man sich nicht mehr wie früher beim Kaffee holen trifft und wichtige Neuigkeiten per Flurfunk erfährt, entstehen zwangsläufig Informationsdefizite.“

Die Lösung:
Enterprise Social Media mit Yammer
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E-Mail-Archivierung

E-Mail-Verkehr zu managen und rechtssicher zu archivieren ist eine Aufgabe, für die man eine eigene IT-Abteilung bräuchte! Und wenn dabei etwas schief geht, haftet der Chef persönlich.“

Die Lösung:
Rechtssichere E-Mail mit Microsoft Office 365
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Enterprise Social Media

Mehr noch als früher müssen bei uns alle Aufgaben von einem verteilten Team erledigt werden, jeder soll von überall Zugriff haben und natürlich müssen alle jederzeit Bescheid wissen.

Die Lösung:
Erfolgreiche Verbandsarbeit mit dem fecher Verbandsmanager
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Office-Lizenzen

Anschaffung und ständige Versionsupdates verschlingen Unsummen an Lizenzgebühren. Und wenn wir mal Aushilfen haben, greifen wir schon wieder kräftig in die Tasche.“

Die Lösung:
Flexible Monatspreise mit den Office 365-Plänen für Unternehmen
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Individuelle xRM-Lösungen

Ideal wäre es, wenn wir eine fertige Geschäftslösung so auf unsere Verhältnisse anpassen könnten, dass sie sich wie eine Eigenentwicklung anfühlt.“

Die Lösung:
Individuelle CRM-Lösungen mit xRM und buildingBLOCKS for CRM
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